Intervjuu—PARE üldkoosolekud on nüüd virtuaalsed.

6 May 2020 - Becca Melhuish

Loe lähemalt, kuidas Eesti Personalijuhtimise Ühing (PARE) muutis Citizen OS platvormi abil oma üldkoosoleku virtuaalseks ning kogus digiallkirjastatud hääli. Lisaks jagab meie Partnersuhete juht Anett Linno nelja tegevust, mis on olulised uue tööriista juurutamisel organisatsioonis.

PARE eestvedajad naeratavad ja näitavad pöial püsti märki.

PARE eestvedajad.

Miks te otsustasite Citizen OS platvormi PARE-s kasutusele võtta?

PARE tegevjuht Kärt Kinnas: “Viimane aasta on sundinud meid kõiki koroonapandeemia tõttu tegema asju harjumuspärasest erineval moel, juurde õppima uusi viise tegutsemiseks ning kolima mitmeid tegevusi digitaalkeskkonda. Otsustasime juba kevadel 2020, et sügisene üldkoosolek tuleb korraldada digitaalselt.

Lisaks tavapärasele aastaaruandele ja eelarvele oli vaja muuta ka põhikirja ja valida uus juhatus—mistõttu oli hädavajalik, et lahendus võimaldaks digiallkirjastatud hääletamist. Samuti oli tingimus, et hääletusprotsess oleks lihtne ja arusaadav nii meile, korraldajatele, kui ka koosolekul osalejatele.

Seda kõike Citizen OS võimaldas. Võtsime ühendust Citizen OS-i meeskonnaga, kes tegi lühikoolituse, kuidas keskkonda kasutada ning oli toeks igas etapis.”

Kuidas selline digitaliseerimine võiks PARE’le muul moel kasulik olla—peale pandeemia tekitatud probleemi lahendamise?

“Lootsime, et uuenduslik lahendus tekitab organisatsioonis uudishimu uute tööriistade proovimiseks ja annab kõigile võimaluse materjalidega tutvumiseks ja hääletamiseks neile sobival ajal—muutes protsessi hõlpsamaks.

Kuid mis kõige olulisem, lootsime, et see annab meile võimaluse kaasata otsuste tegemisse võimalikult palju liikmeid. Ja täpselt nii juhtuski! Sellel üldkoosolekul oli rekordarv hääletajaid—rohkem, kui kunagi varem.”

Kuidas te üldkoosolekut ette valmistasite?

Kui olime koosoleku materjalid valmis saanud, lõin platvormil privaatse grupi, kuhu lisasin kõik koosolekul osalejate e-posti aadressid. Seejärel lõin iga päevakorrapunkti jaoks teema, kuhu olid manusena lisatud asjakohased materjalid ja selgitav tekst.

Tahtsime anda liikmetele võimaluse materjalidega varem tutvuda ning arutelus osaleda juba enne üldkoosolekut, seega saatsin kaks nädalat varem kõigile liikmetele Citizen OS platvormi kasutusjuhendi ja lingi, kust nad teema leidsid.

PARE juhised koosolekul osalejatele.

PARE juhised koosolekul osalejatele.

Seadistasime hääletuse nii, et liikmetel oli võimalik kohe oma hääl anda. Soovitasime platvormi ja hääletusprotsessiga tutvuda enne koosoleku toimumist, et vältida tehnilisi probleeme üldkoosoleku toimumise päeval.

Olime rahul, et suutsime koosoleku eel arutelu tekitada. Hea ettevalmistus võimaldas e-koosolekut sujuvalt ja tõhusalt läbi viia.”

Kuidas läksid üldkoosoleku toimumise päev ja hääletus koosoleku ajal?

“Koosolekut pidasime Zoom keskkonnas ning inimesed said samal ajal Citizen OS platvormile sisse logida ja hääletada. Selleks ajaks, kui üldkoosolek algas, oli suur osa PARE liikmetest oma hääle juba andnud. Koosoleku ajal toimusid arutelud hääletusel olevate teemade üle ning Citizen OS võimaldas oma häält enne hääletamise lõppu ka muuta, juhul kui arutelu otsust mõjutas.

Mulle meeldis see, et hääletamine oli anonüümne ja hääletustulemused nähtavad alles siis, kui hääletus oli lõppenud. Seega ei tekkinud küsimust, kas kedagi mõjutasid juba antud hääled.

Sulgesin hääletamise kohe peale koosolekut ning pärast mõne e-posti teel saadetud hääle lisamist, saime hääletustulemused koheselt teatavaks teha ja ei pidanudki ise hääli üle lugema! Hea ettevalmistus ja koosoleku eelsed arutelud aitasid meil aega kokku hoida, mistõttu sujus kogu koosolek tõhusalt.

Meie liikmed tunnustasid meid probleemile uuendusliku lahenduse leidmise eest ja nüüd oskame Citizen OS platvormi soovitada ka teistele MTÜdele ja erialiitudele.

Virtuaalsed ja hübriidkoosolekud on uus normaalsus ning kui kasutada selleks loodud e-keskkondasid, on asünkroonseid koosolekuid üsna lihtne korraldada. Aitäh Citizen OSi tiimile!”

Vestlesime ka meie Partnersuhete juhi, Anett Linnoga, et ta oma mõtteid koostööprotsessist jagaks. Anetti sõnul on PARE ja Citizen OS-i omavaheline koostöö hea näide sellest, kuidas uut tööriista rakendada:

„Iga uue tehnoloogia kasutuselevõtt organisatsioonis nõuab teatavat planeerimist ja ettevalmistust ning Citizen OS ei ole siinkohal erand. Aastate jooksul oleme aru saanud, et edukus sõltub suuresti sellest, kui hästi on organisatsiooni poolt korraldatud platvormi kasutusele võtmise protsess ning PARE tegi seda väga edukalt.”

Mida peaks meeles pidama, et kõik sujuks?

  1. Mis probleemi uus tööriist lahendab? Enne uue tööriista kasutuselevõtmist on oluline läbi mõelda, mis tööd see aitab ära teha. Näiteks juhtimistööriistana lahendab Citizen OS probleemi, kus erinevatel põhjustel ei ole inimestel võimalik ühise laua taga olla, et arutelusid pidada ja otsuseid vastu võtta. Selle jaoks annab tööriist võimaluse ühisloomes dokumente koostada, pidada asünkroonseid koosolekuid ja kaasata arutelu- ja otsustusprotsessi ka neid organisatsiooni liikmeid, kes elavad teises linnas või riigis.

  2. Kuidas uus tööriist sobib olemasolevasse protsessi? Citizen OS platvorm võiks olla ettevõtte otsusetegemise protsessi osa. Analüüsida tuleks, missugune on organisatsiooni olemasolev otsustusprotsess, mida tahetakse muuta ning kus selles protsessis asub uus tööriist.

  3. Kuidas uut tehnoloogiat organisatsioonis juurutama hakata? Selleks, et uus tööriist saaks edukalt juurutatud, tuleb selle kasutuselevõtu eest vastutavatel inimestel tööriist enda jaoks väga hästi selgeks teha. Enne uue platvormi laiemat kasutuselevõttu võiks kõikidele liikmetele korraldada ka kasutajakoolituse, et vältida võimalikke tõrkeid tehnoloogiakaugete kasutajate kaasamisel.

  4. Kuidas tagada, et uus tehnoloogia kasutusele võetakse ja kasutusele jääb? Siinkohal on abiks organisatsiooni sisene kasutajatugi—üks kontaktisik või tuumikrühm, kes oskavad vastata nii tehnilistele küsimustele, kui ka näiteks põhjendada, miks uus tööriist üleüldse kasutusele võeti.

Meeles tasub pidada, et iga uue tehnoloogia kasutuselevõtt on muutus ning inimestel on loomupärane omadus vastata muutustele vastupanuga. Seepärast on oluline, et uue tööriista kasutuselevõttu põhjendatakse ja selgitatakse inimestele ning pakutakse abi ja tuge neile, kes jäävad selle kasutamisega hätta.

Kui kaalute Citizen OS platvormi kasutamist oma organisatsioonis, võtke ühendust Anettiga aadressil Anett@citizenos.com—ta aitab teil otsustada, kas Citizen OS on teie jaoks õige.

Vajate rohkem informatsiooni digitaalse hääletamise ja üldkoosolekute õiguslike küsimuste kohta? Abi saate justiitsministeeriumi kodulehelt või Hea Kodaniku artiklist